Tudás- és Képességfelmérő Rendszer

Magyarázat a költségek értelmezéséhez

Az "ingyenes" rendszer az előző menüpontokból csupán két fő elemet jelent. Az operációs rendszert és a vizsgáztató (vagy e-Learning) modult. Ezekhez kapcsolódóan fel lehetne még írni az adatbázis kezelő, jogosultság kezelő, és web felületeket is. De sem a futtató gép, sem a fenti ingyenes rendszerek telepítése már nem ingyenes. Azt szakemberre kell bízni. Ez a szakember lehet egy vállakozás (azaz külsős cég), vagy a belső informatikai osztály munkatársai. A költség szempontjából irreleváns, hogy azt külsős cég vagy belsős munkatárs, beosztott oldja meg. Mindkét esetben komoly költséggel kell szembenézni ahhoz, hogy egy rendszer összeálljon és valóságos módon működjön. (Lásd még: Belső költség c. fejezet.)

Valójában a költségek jórésze a működés elindítása után keletkezik. Mert a rendszer elindítás bár látványos, de csak egy kis lépés. Meg kell oldani az adatok hitelességét garantáló folyamatokat. Védeni kell a gépet akár több milliót érő berendezésekkel a lopások, hamisítások, rongálások ellen. Auditálni kell a rendszert külöféle szempontok alapján. Ki kell dolgozni ezek szabályzatát. Meg kell oldani az előre nem várt események várható kezelését. Stb.

Várható kültségek ingyenes rendszer esetén

Az előző menüpontokban felsorolt listából a tipikus működtetéshez szükséges rendszer kialakítása számításaink szerint 3-10 millió Forint. - Ez a költségbecslés nem tartalmazza az adatvédelemhez szükséges megbízható berendezések költségeit, csak egy minimálisan szükséges biztonsági (értsd: egyszerű tűzfal az adatvédelemhez, valamilyen populárisan elérhető adatmentési) eljárásokat.

Attól függően, hogy megelégszünk a nem hiteles információkkal, a havi költség mentések nélkül vagy valamilyen nagyon egyszerű biztonsági menési eljárást alkalmazva 20-100 eFt között lehet.

Természetesen ezek a költségszámítások mindig vita tárgyát képzik. Főleg az érintett cég informatikai osztályától függően aki újabb munkákat, megbízásokat, számítógép, program beszerzési lehetőséget lát egy ilyen rendszer bevezetésénél. Viszont komolyabban érdeklődő ügyfél esetén - ahol a döntéshozó reális, gazdasági, hatékonysági és nem érzelmi alapokon nyugvó döntést szeretne hozni - szívesen átszámoljuk együtt a várható költségeket. Megvizsgálhatjuk, hogy az ingyenes alaprendszerre esetleg milyen egyedi fejlesztéseket kell elvégezni, hogy az illeszkedjen a vállalati, oktatási rendszer meglévő informatikai rendszeréhez (alkalmazásokhoz, programokhoz, ügymenethez, stb.) Közösen megvizsgálhatjuk az ebből kihozható rendszer előnyeit, hátrányait. Átnézhetjük az üzemeltetési költségeket.

Tudunk olyan országos állami szervről, mely egy német fejlesztésű ingyenes e-learning rendszer bevezetésére kb. 40 millió Forintot költött el egy német tanácsadó cégen keresztül. (Nem a Magyarországon jelemző korrupció volt a magas költség oka, mert a támogatást is tartalmazó pénzt német állami felügyelet mellett költötték el.) A magas költséget a rendszer nagysága is indokolhatta, mivel >10 000 főre méretezett rendszerről volt szó. De azért ismét felhívnám a figyelmet: "40 millió forintba kerülő ingyenes rendszer"-re!!

Belső költség

Gyakran hallottuk azt az érvelést, hogy a bevezetést fontolgató szervezet úgy érvelt, hogy neki van x főből álló informatikai osztálya. Így a bevezetéshez, működtetéshez szükséges emberi erőforrás költségét vegyük ki a költségszámításból.

Sajnos nem tudok általánosan használható jó tanácsot adni ilyen esetben, mert ilyen kijelentést csak olyan vezető tesz akinek halvány fogalma sincs egy gazdálkodó szervezet alapvető működéséről. Mert:

Amennyiben a szervezet hatékonyan működik, úgy az informatika osztály munkatársainak erőforrását akkorára méretezik, hogy biztonsággal, de éppen elégséges méretű legyen a meglévő rendszerek működtetéséhez. Így egy ilyen újabb oktatórendszer bevezetése, és későbbi működtetése "nem fér bele" az osztály normál munkamenetébe. Azt csak újabb emberek felvételével vagy túlórákkal lehet megvalósítani. Viszont belátható hogy mindkettő költségnövekedést okoz a szervezet működtetésében.

Természetesen lehet érvelni, hogy a túlórákat nem fizetik ki, de ilyenkor az emberek munkakedve csökken, a fáradtság miatt növekszik a hibaarány, a normál üzemeltetésű rendszerek üzemeltetésének minősége romlik, stb. Magyarán: Csak egy alkalmatlan vezető terheli túl a rendszereit (embereit) ilyen jellegű feladatokkal.

Másik esetben - ha a bevezetés nem okoz a fent említett osztály túlterheléséhez - akkor a szervezet vezetése nem működteti hatékonyan az erőforrásait, mert olyan mértékű felesleges erőforrásokkal rendelkezik, melyek normál esetben nincsenek lekötve. Így a szervezet vezetése emiatt lehet alkalmatlan hatékony döntések meghozatalára, mert önmagában sem hatékony a szervezet.

Más eshetőség nincs. Mert minden más megoldás azzal jár, hogy bővíteni kell az erőforrásokat az új feladatok ellátásához szükséges mértékben. Ez pedig egyértelmű költségnövekedéssel jár a szervezet részére. Tehát a fenti esetekben óvatosan kell megpróbálni rávezetni a tárgyalópartnert, hogy nem rendelkezhet belső "ingyenes" erőforrással ilyen bevezetéshez, mert az vagy nem igaz, vagy az eddigi működés hatékonysága, indokoltsága kérdőjelezhető meg.

Hatékonyság. - Szolgáltató aki ezzel foglalkozik, vagy néhány ember szervezeten belül

Érdemes kitérni arra, hogy vajon melyik módszer hatékonyabb működésű?

Tapasztalat

Az a szervezet, mely egy ilyen komplex rendszeret üzemeltet számos helyen, számos témában... Összegyűjti a partnereknél tapasztalt igényeket, problémáket, felvetéseket.

Vagy az, aki egy valahonnan elérhető rendszert feltelepít, és elkezdi alkalmazni tapasztalatok, esetleg szaktudás nélkül.

Szakértelem

Az a szervezet, mely a rendszeret fejleszti... Rendelkezésére áll a tervdokumentáció, a legapróbb részletek, működési leírás, stb. A visszajelzések alapján ismeri az igényeket, segíteni tud egyedi problémák megodásában.

Vagy az a szervezet aki üzemeltet egyetlen ilyen rendszert. Nincs átlátása, nem tapasztal meg máshol előforduló felvetéseket, ötleteket, megoldási lehetőségeket. Egy egyedi igényt a megvalósításhoz szükséges információk nélkül nehézkesebben tud kielégíteni.

Méret

Az a szervezet aki erre szakosodott... Nagy tételben képes rendeléseket feladni beszerzéskor. Megosztja az erőforrásokat oly módon, hogy a dinamikus terheléseket képes kiegyenlíteni. Képes erőforrásokat megosztani, így azok költsége több ügyfélre osztódik szét, így a fajlagos költség alacsonyabb.

Vagy az a szervezet aki egy-két gépet vásárol. Esetleg olyan előírások kötik a kezét, melyet más írt elő számukra. Ha egy problémát meg kell oldania, akkor azt az erőforrást máshol nem vagy csak korlátozottan tudja felhasználni. Így a fajlagos költség megosztás kedvezőtlenebb.

Felelősség

Az a szervezet aki ebből él... Tehát elemi érdeke, hogy az ügyfelek, felhasználók meg legyenek elégedve a szolgáltatással, az általa nyújtott teljesítménnyel. Hiszen enélkül nincs megrendelés, nincs bevétel, nincs semmi.

Vagy a szervezeti egység aki talán sok más rendszer mellett ezt a rendszert is üzemelteti (melléküzemágként). A kritikus rendszerek mellett egy ilyen oktatást támogató rendszer elenyésző jelentőségű a számára. A fő feladata talán nem is ez, és ha hibák keletkeznek, a más - fontosabb - rendszerek mellet ez eltörpül.

Kártérítés

Az a szervezet aki ebből él és tudatosan készül az előre nem látható eseményekre... Hiszen ezek kivédhetetlenek. Kockázatelemzéssel, ezek alapján felkészüléssel csökkenthetők ennek bekövetkezési valószínűségei, mértéke, ideje. Igény esetén erre lehet felelősség vagy kockázati biztosítást kötni.

Vagy az a szervezeti egység aki csak a saját rendszerét látja. Nem ismeri a másoknál bekövetkezett káros eseményeket. Nem tanulmányozza annak okait, megelőzhetőségét, súlyosságát, elhárításának módját. És persze ha mindezt meg is teszi, valószínűleg akkor sem képes ezt költséghatékonyan megtenni, mivel az ezzel járó költséget csak egy költségviselőre tudja hárítani, azaz nem tudja ezeket többfelé megosztani. A biztosítás összege pedig ezektől az intézkedésektől erősen függ.

Egy kár bekövetkeztekor melyik szituáció valószínűsíthető jobban?
A szerződésben szabályozott tevékenység nem teljesítése után - ha az indokolt - kértérítést kérni egy szolgáltatásra szakosodott szervezettől, vagy az egyik belső "osztálytól" ugyan ezt kicsikarni?
Ha a belső osztály ezt a kárt nem képes megtéríteni, ki szenved veszteségeket? (Anyagi, presztizs és más területeken egyaránt.)

Összegzés

A fentiek alapján érdemes átgondolni, hogy a saját erőböl történő megoldás milyen előnyökkel és esetleg milyen hátrányokkal jár. Érdemes elemzni, hogy hosszabb távon (3-5 év), milyen kapcsolódó költségekkel kell számolni, hogy a rendszer működtetése biztonságos legyen minden szempontból. (Értsd ezalatt: Üzembiztonság, adatvédelem, hiteles adatok, archiválás, frissítések, üzemeltetési költségek, stb. - Tehát amiről ez a dokumentum szól.)